Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Sync Club is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt wanneer u deze tenantwebsite gebruikt, een account aanmaakt, een boeking plaatst, credits of producten koopt, contact opneemt of marketingvoorkeuren beheert.

Elv8 treedt op als verwerker voor de hosting, software, beveiliging, boekingsflow, betalingskoppelingen, e-mailverwerking, auditlogs en ondersteunende platformdiensten. Voor beperkte platformbeveiliging, foutopsporing en wettelijke naleving kan Elv8 ook als eigen verwerkingsverantwoordelijke optreden.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord- of sessie-identificatoren, taal, accountstatus en e-mailverificatie.
• Profiel- en intakegegevens: geboortedatum, adres, geslacht, avatar, medische of sportieve opmerkingen, sportdoelen en andere velden die voor boeking of aankoop vereist zijn.
• Boekingsgegevens: gekozen diensten, sessies, locaties, medewerkers of resources, boekingsnotities, aanwezigheid, annuleringen, no-shows, wachtlijstinschrijvingen, voorkeuren, pakketten en terugkerende boekingen.
• Betalings- en facturatiegegevens: credits, bestellingen, facturen, promotiecodes, betaalstatus, Mollie-betaalreferenties, betaalmetadata, btw-/KBO-gegevens en factuurcontacten indien van toepassing. Kaart- of bankgegevens worden door de betaalprovider verwerkt.
• Trainings- en opvolgingsgegevens: wanneer coaching- of opvolgfuncties zijn ingeschakeld, uw trainingsschema, geregistreerde oefeningen, sets, gewichten, gewoontes en de feedback die u met uw coach deelt.
• Communicatiegegevens: transactionele e-mails, herinneringen, sms-berichten wanneer sms is ingeschakeld, supportberichten, marketingvoorkeuren, pushnotificatietokens en private kalender- of iCal-tokens wanneer die functies ingeschakeld zijn.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, cookies of vergelijkbare technieken, auditlogs, CAPTCHA- of anti-misbruikresultaten, toestemmingsregistraties en beveiligingsgebeurtenissen.

3. Doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen

4. Ontvangers en verwerkers

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met Elv8, hosting-, database- en opslagproviders, e-mailproviders, de sms-provider wanneer sms-meldingen zijn ingeschakeld, Mollie of een andere betaalprovider, CAPTCHA- of beveiligingsproviders, pushnotificatieproviders, de agenda-aanbieder (Google of Microsoft) wanneer een medewerker agendasynchronisatie koppelt, het Peppol-toegangspunt wanneer e-facturatie is ingeschakeld, boekhoudkundige of juridische dienstverleners en bevoegde overheden wanneer dat wettelijk vereist is.

Wanneer u de boekhoudkoppeling van deze studio gebruikt, wordt elke factuur die op uw naam wordt opgemaakt automatisch doorgestuurd naar het door de studio ingestelde boekhoudadres.

5. Internationale doorgiften

Wij kiezen waar mogelijk leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken wij een passend doorgiftemechanisme zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere waarborgen onder de AVG.

6. Verplichte of vrijwillige gegevens

Sommige gegevens zijn nodig om een account, boeking, betaling of factuur te kunnen uitvoeren. Als u deze gegevens niet verstrekt, kan de gevraagde dienst mogelijk niet worden geleverd. Marketing, analytics, pushnotificaties en niet-essentiele cookies zijn vrijwillig.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en, waar de verwerking op toestemming berust, het recht om die toestemming op elk moment in te trekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

De tenantwebsite gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Automatische controles kunnen wel worden gebruikt voor beschikbaarheid, wachtlijstlogica, beveiliging, CAPTCHA, fraudepreventie en operationele meldingen.

9. Klachten

U kunt contact opnemen via de contactgegevens op deze tenantwebsite. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.